7 enkle råd til at arkivere løbende og undgå stakke

“Jeg ved lige, hvor alting er.” Det er en sætning, jeg ofte hører fra “stakkebyggere.” Men når vi dykker ned i stakkene, dukker der ofte udsagn op som “nå ja, den havde jeg også her” eller “ups, den havde jeg vist glemt.”

Har du også prøvet at rode rundt i flere papirbunker for at finde det, du leder efter? Det kan hurtigt føre til papir over det hele, og processen tager tid. De fleste tænker bagefter, “nu skal jeg altså få ryddet op,” men store bunker kan være svære at overskue.

Hvorfor bygger vi bunker i stedet for at arkivere løbende?

Svaret ligger ofte i vores vaner og i den følelse af belønning, vi får – hvad enten det handler om at udskyde arkiveringen eller om at vide præcis, hvor tingene er. Men uanset hvad stakkene repræsenterer for dig, tager de både visuelt og mentalt fokus, og denne kapacitet kunne bruges langt bedre.

Enkelt arkiveringssystem

Arkivering skal ikke være komplekst. Et enkelt system, hvor du kun gemmer det vigtigste, fungerer bedst. Gør det til en vane at rydde op mindst én gang om året.

Jeg anbefaler, at opbygge digitale systemer efter dine arbejdsprocesser. Det gør det lettere at huske, når du skal finde tingene igen – hvilket er den vigtigste funktion i et godt arkivsystem.

7 enkle råd til løbende arkivering

For at bevare overblikket er løbende arkivering afgørende. Her er 7 råd til at gøre det lettere:

1. Minimer papirmodtagelse – Forsøg at modtage alt digitalt. Tilmeld dig digitale løsninger, bed kolleger om digitale materialer og fravælg magasiner, som du alligevel ikke får læst.

2. Hav en fysisk indbakke – Hvis du får meget fysisk post, kan en indbakke være nyttig. Planlæg tid til at gennemgå og tømme den 1-2 gange om ugen.

3. Digitaliser dine noter – Mange tager noter på papir, men glemmer at digitalisere dem bagefter. Reserver tid til at overføre noter til et digitalt system, så de ikke går tabt.

4. Tag billeder af ting, du skal huske – I stedet for at lade printerpatroner, batterier osv. ligge fremme, kan du tage et billede og gemme det som en opgave. Det skaber visuel ro.

5. Smid tvivlsomt materiale ud – Vi gemmer ofte for meget. Overvej kritisk, hvad du har brug for, og om materialet er nødvendigt at beholde.

6. Begræns papirlageret – Lav en aftale med dig selv om, hvor meget plads du må bruge på papirarkivering. Når pladsen er fyldt, rydder du op.

7. Digitaliser mest muligt – Hvis du stadig modtager papir, kan du scanne det ind. De fleste virksomheder har scanningsfunktioner, der kan omdanne papir til PDF.

Store bunker? Her er en måde at komme i gang på

Hvis du har store bunker i dag, kan følgende trin hjælpe dig i gang:

1. Afsæt en halv til en hel time om ugen til arkivering, og vær vedholdende.
2. Start med at opdele i to kategorier: Gemmes eller smides ud.
3. Lav en grovsortering af gemte dokumenter i så få kategorier som muligt.
4. Digitaliser og arkiver resten i dit tildelte område.

Arkivering er sjældent sjovt, men det er en fantastisk belønning at have overblik og vide præcis, hvor alt er, når du har brug for det.