15 råd - Sådan skal du og sådan skal du ikke bruge e-mail

E-mail: Et fantastisk redskab – når det bruges rigtigt

E-mail kan være en stor kilde til stress for mange, og det skyldes ikke, at e-mail som værktøj er dårligt – det handler mere om, hvordan vi bruger det.

Hvordan ser din indbakke ud? Er den overfyldt, eller har du den under kontrol, men bruger meget tid på den? Eller har du måske fundet en effektiv metode til at håndtere mængden af e-mails?

I dette indlæg giver jeg dig nogle gode råd om, hvordan du bør – og ikke bør – arbejde med dine e-mails.

Hvis du føler, at du ikke har styr på dine e-mails, så hjælp dig selv og din produktivitet ved at indse, at e-mail ikke er dit arbejde.

15 tips til effektiv e-mailhåndtering

1. Hold dine e-mails korte
   Effektive e-mails er korte og præcise. En god tommelfingerregel er at holde dine e-mails på maks. 5 linjer. Hvis din besked er længere, kan du overveje at skrive det i et separat dokument og vedhæfte det i stedet.

2. Undgå "svar til alle" for et enkelt tak
   Hvis du kun skal takke én person, behøver du ikke sende det til alle. Undgå at overfylde andres indbakker med irrelevante beskeder.

3. Skriv dine e-mails baglæns
   Start din e-mail med den handling eller det spørgsmål, du gerne vil have modtageren til at tage stilling til. Det gør det lettere at skabe handling.

4. Brug CC med omtanke
   Tilføj kun personer i CC-feltet, hvis det virkelig er nødvendigt. For mange CC'er kan føre til informationsoverload og irritation.

5. Undgå dobbeltkommunikation
   Har du lige sendt en e-mail, så undlad at følge op med en opringning eller personlig henvendelse med det samme. Vælg én kommunikationskanal og vær tålmodig.

6. Vent med at svare
   Vent mindst en time, før du besvarer en e-mail, du lige har modtaget. Det mindsker unødvendig "e-mail chat" og hjælper dig med at fokusere på andet end konstant at svare på e-mails.

7. Undgå kritik i e-mails
   Ros kan gå fint via e-mail, men kritik – selv konstruktiv – kan ofte misforstås. Gem kritik til en personlig samtale.

8. Informer, hvis du svarer fra mobilen
   Hvis du sender en kort besked fra din smartphone, kan det være en god idé at lade modtageren vide det. En besked som "sendt fra mobil enhed" kan forklare, hvorfor svaret er kort og måske mindre formelt.

9. Tøm din indbakke dagligt
   Din indbakke er ikke en to-do-liste. Brug den til at modtage beskeder og hav et system til at håndtere dem hurtigt.

10. Undgå komplicerede arkivsystemer
    Arkivér e-mails i én mappe i stedet for at bruge et avanceret system med mange undermapper. Det sparer dig tid og forenkler din søgeproces.

11. Undgå at sende mails, når du er vred
    Aldrig send en e-mail, når du er rasende. Vent, indtil du har kølet af, eller brug en anden kommunikationskanal.

12. Brug andre kommunikationsformer
    Nogle gange er en telefonsamtale eller en personlig snak mere effektiv end e-mail. Hvis du ikke kan løse problemet med to e-mails, er det tid til at skifte kanal.

13. Undgå hastemails
    E-mails bør ikke bruges til presserende kommunikation. Forvent en dags svartid som standard. Hvis du har brug for et hurtigt svar, så ring i stedet.

14. Send ikke e-mails til dig selv
    Brug din kalender eller en opgaveliste til at notere ting, du skal huske. Din indbakke bør ikke bruges som en huskeseddel.

15. Sørg for at svare på dine e-mails
    Som Emma Gad skrev i 1886: "Man skal aldrig lade et brev forblive ubesvaret." Det gælder også e-mails. Det er helt fint at svare med en kort besked, som f.eks. "Jeg har set din mail. Kigger på det på mandag."

Brug e-mail rigtigt

E-mail er et fantastisk værktøj, men det skal bruges rigtigt for at undgå at blive en tidsrøver. Følger du disse råd, vil du opleve, at du får meget mere kontrol over din indbakke – og din tid.

© VitaliLab - Din vej til en bedre hverdag