2 minutters reglen: bruger du den helt forkert?

Jeg stiftede første gang bekendtskab med 2 minutters reglen i midten af 90’erne. Dengang blev den forklaret til mig som: "Alt, hvad du støder på i løbet af dagen, som kan klares på under to minutter, skal du gøre med det samme." Det lød fornuftigt – det ville koste mere tid at gemme opgaven til senere, så hvorfor ikke bare få den af vejen med det samme?

I mange år brugte jeg denne regel og forsøgte også at motivere kolleger til at gøre det samme. I dag synes jeg stadig, at 2 minutters reglen er et godt værktøj, men jeg har fundet ud af, at jeg – og sikkert mange andre – har brugt den forkert. Derfor en undskyldning til de kolleger, der i dag måske stadig følger mit gamle råd.

2 minutters reglen: Hvor kommer den fra?

Reglen kommer oprindeligt fra David Allens bog Getting Things Done. Problemet er, at mange misforstår den og bruger den for bredt. Reglen handler nemlig om at anvende 2 minutters reglen, når du organiserer og behandler dit system – altså dine værktøjer, der hjælper dig med at få overblik, som f.eks.:

Håndtering af ind- og udgående informationer
Planlægning af store opgaver og projekter
Håndtering af mindre opgaver
Organisering af dine idéer og viden

Reglen skal bruges, når du f.eks.:

Behandler nye e-mails
Færdiggør opgaver efter et møde
Håndterer ubesvarede opkald
Bearbejder noter og tanker fra dagen
Planlægger mindre opgaver, der indeholder kortvarige handlinger

Formålet er at undgå at blive “fanget” af små opgaver, mens du forsøger at skabe overblik. Når du organiserer dine opgaver, kan du hurtigt klare de opgaver, der tager under 2 minutter. Resten skal organiseres og udføres på det planlagte tidspunkt, så du kan fokusere på de vigtigste opgaver.

Hvad sker der, når 2 minutters reglen bruges forkert?

Når du konstant afbrydes af små opgaver, kan det hurtigt koste dig dyrt. Hvis du hele tiden stopper op for at løse 2 minutters opgaver, vil du hurtigt opleve, at dagen går med småting – og de vigtige opgaver? Ja, de ender med at blive udsat. Selvfølgelig er det rart at få små opgaver fra hånden, men de er sjældent dem, der virkelig gør en forskel for dine resultater.

Hvis du konstant afbryder dit fokus, vil det også gøre det sværere for dig at holde koncentrationen over længere tid, hvilket går ud over kvaliteten af dit arbejde. Samtidig kan afbrydelserne medføre, at du bliver slået ud af kurs og ender med at bruge unødvendig tid på opgaver, du egentlig kunne have ventet med.

Derudover kan det at arbejde med 2 minutters opgaver hele dagen øge dit stressniveau. At skifte fra den ene opgave til den næste uden at få ro til at dykke ned i de vigtigste opgaver, kan gøre din arbejdsdag ustruktureret og stressende.

Hvordan bruger du 2 minutters reglen korrekt?

I stedet for at lade dig afbryde hele dagen, kan du samle dine 2 minutters opgaver og løse dem på ét samlet tidspunkt – f.eks. 20-30 minutter hver dag. Det kan også være en god måde at starte dagen på, så du føler, du har ryddet op og kan gå i gang med de vigtigere opgaver bagefter.

Det vigtigste er at undgå at lade dig distrahere af små opgaver, mens du arbejder på noget, der kræver din fulde opmærksomhed.

Held og lykke med at implementere 2 minutters reglen på den rigtige måde!