5 årsager til hvorfor du ikke får tingene gjort i arbejdstiden

Ofte møder jeg mennesker, der føler sig nødsaget til at tage ekstra tid i brug for at nå deres opgaver – og jeg har selv været en af dem. Men hvorfor er det nødvendigt? Og hvorfor giver de ekstra timer ofte ikke det ønskede udbytte?

Mit indtryk er, at de fleste har en idé om, hvad de vil opnå i løbet af en arbejdsdag, men problemet er ofte, at planen skrider. Her er nogle typiske årsager:

• Overoptimistisk planlægning
• For travlt med andre ting
• Manglende mål eller meningsløse opgaver
• Forstyrrelser og afbrydelser
• Lav prioritering af egne aftaler

Resultatet er ofte, at dagen starter med en plan, men hurtigt løber af sporet, hvilket skaber stress og travlhed. Mange ender med at arbejde over eller forsøger at presse opgaver ind i de kommende dage, men det giver sjældent de bedste resultater.

Når du planlægger for optimistisk

Overoptimistisk planlægning er en fælde, mange falder i. Forsøg at basere din plan på et worst-case-scenario. Forskning viser, at selv når man planlægger med worst-case i tankerne, tager opgaverne ofte længere tid end forventet.

Brug disse grundsætninger, når du planlægger:

• Hvis du er sikker på tidsforbruget: læg 50 % ekstra tid til
• Hvis du er næsten sikker: læg 100 % ekstra til
• Hvis du er usikker: læg 200 % ekstra til

Husk også at afsætte tid til pauser og uforudsete afbrydelser.

Når du har for travlt

Travlhed tærer på din energi og gør det svært at fokusere og være kreativ. Desuden kræver det længere restitutionstid, ligesom intensiv intervaltræning. Forsøg at gøre én ting ad gangen og undgå multitasking. Skab balance i din dag med både intense perioder og hvile.

Når du mangler klare mål eller har meningsløse opgaver

Mange arbejder uden tydelige, nedskrevne mål, der er afstemt med ledelsen. Det betyder, at du hele tiden må vurdere, hvor vigtige indkomne opgaver er. Arbejd mod klare mål, og sørg for, at hver opgave giver mening – brug fx. hvorfor-metoden: stil “hvorfor?” op til 5 gange for at finde den egentlige værdi bag opgaven.

Når du bliver forstyrret

Afbrydelser og informationsbombardement gør det svært at holde fokus. Mange starter dagen med at tjekke e-mails og ubesvarede opkald, men det er vigtigt at udnytte den skarpeste arbejdstid på de vigtigste opgaver. Find strategier til at minimere forstyrrelser, når du arbejder på opgaver, der kræver fuld koncentration.

Når du ikke prioriterer aftaler med dig selv

Mange er bedre til at holde aftaler med andre end med sig selv. Men når du springer over dine egne aftaler, skubber du arbejdsbyrden til fremtiden, hvor du måske tror, der vil være mere tid eller overskud – hvilket sjældent er tilfældet. Overvej at sige “senere” til kolleger, der afbryder, og find et sted, hvor du kan arbejde uforstyrret.

En vej til at få tingene gjort i arbejdstiden

Du kan nå meget mere på en arbejdsdag, end du måske tror. Start med at identificere din største udfordring og arbejd med den. Når du har styr på én vane, kan du arbejde videre med den næste. Husk, at det tager tid at ændre arbejdsmønstre – men med vedholdenhed vil du opnå en positiv forandring.

© VitaliLab - Din vej til en bedre hverdag