5 hurtige råd til at skrive bedre e-mails

E-mail er et fantastisk produktivitetsredskab – når det bruges rigtigt. Men for mange bliver e-mails i stedet til en tidssluger. Du har sikkert selv modtaget e-mails, der er lange, uoverskuelige eller har uklare formål.

E-mails fyldt med flere vedhæftede filer, flere dagsordener, eller måske endda skrevet med STORE BOGSTAVER og forskellige skrifttyper.

Brug e-mails til koordination, ikke kommunikation

E-mails fungerer bedst til koordination, ikke til længere kommunikation. Skal du virkelig kommunikere noget vigtigt eller komplekst, så vælg et andet værktøj. Skrevne beskeder kan let misforstås, og den tid, du tror, du sparer ved at skrive en e-mail, kan hurtigt blive opvejet af misforståelser, der kræver mere tid at rette op på.

Er du i tvivl om, hvorvidt dit budskab vil blive forstået korrekt, så vælg et andet kommunikationsværktøj. Brug telefonen eller tag en fysisk samtale. Hvis du ikke har tid nu, så vent og saml op senere – det vil spare dig tid på sigt.

Gør det nemt for dig selv at skrive e-mails

At skrive en e-mail bør ikke være en kompleks opgave. E-mails er ment som et hurtigt og effektivt redskab, som folk kan læse, når de har tid. Hvis det på din arbejdsplads eller i din egen praksis er blevet til en større opgave, så start med dig selv. Begræns dine e-mails og hold dem korte. Skal der diskuteres noget, så foreslå en samtale i stedet.

5 råd til bedre e-mails

1. Synliggør formålet fra starten
   Ofte er det uklart, hvad en e-mail egentlig handler om. Sørg for, at modtageren forstår formålet allerede i første sætning. Gem ikke den vigtigste pointe til sidst. Har du flere emner, så del dem op i separate e-mails.

2. Hold det kort
   Gør din e-mail så kort som muligt. Brug korte sætninger og afsnit, så læseren hurtigt kan få overblik. Lange e-mails risikerer at blive skubbet til side og ikke læst med det samme. Sigt efter, at e-mailen kan læses på maks. 1 minut – test det, inden du sender.

3. Lav en sigende overskrift
   Overskriften skal klart afspejle indholdet af din e-mail. Vælg en overskrift, der giver mening og forbereder modtageren på indholdet. Undgå at sende e-mails uden en overskrift, da det forvirrer og irriterer modtageren unødigt.

4. Gennemgå inden afsendelse
   Stavefejl og uklare budskaber skaber frustration og kan ødelægge formålet med din e-mail. Sørg for altid at gennemlæse din e-mail, inden du sender den – og hvis du sender den til flere personer, gennemlæs den flere gange.

5. Vær høflig
   Det er let at misforstå tonen i en e-mail, da du ikke kender modtagerens humør. Skriv derfor aldrig noget, som du ikke ville sige direkte til personen. Vær altid venlig og høflig. Hvis dit budskab kræver en mere nuanceret tone, så vælg et andet kommunikationsmiddel.

Skab nye vaner

Vores e-mailvaner stammer ofte fra den arbejdskultur, vi er en del af, men det er aldrig for sent at ændre dem. Ved at starte med dig selv og skabe nye, mere effektive e-mailvaner, kan du langsomt påvirke hele din arbejdsplads positivt. Tag også en dialog med dine kolleger om, hvordan I bedst kan kommunikere over e-mail.

© VitaliLab - Din vej til en bedre hverdag