5 måder at ødelægge et møde på inden det begynder

5 ting, der ødelægger et møde – allerede inden det starter

Kender du følelsen af, at et møde bliver spild af tid, allerede inden det er begyndt? Du træder ind i et kaos af dårlig organisering, og det virker, som om ingen rigtig ved, hvad mødet handler om. Alt for mange bruger meget tid på ineffektive møder, men heldigvis kan det undgås.

Møder kan være ekstremt værdifulde, hvis de afholdes korrekt. Desværre spildes der i mange virksomheder tid på møder, fordi de mangler den rette forberedelse. Hvis du hader ineffektive møder, så læs videre og få indsigt i de 5 ting, du skal sikre dig, inden du accepterer et møde.

Hvordan man skaber et dårligt møde

Har du nogensinde siddet til et møde og vidst, at det ville være spild af tid, allerede inden det kom i gang? Jeg har desværre deltaget i mange møder, hvor det var tilfældet. Dengang var jeg ikke opmærksom på, hvad der skabte dårlige møder, og derfor sagde jeg ikke fra.

Tegnene er ofte tydelige: Manglende formål, ingen dagsorden, for mange deltagere eller en generel mangel på struktur. At planlægge et møde bør tages seriøst – det kræver disciplin og forberedelse for at sikre, at tiden bruges produktivt. Især møder, der indkaldes i sidste øjeblik, ender ofte med at spilde alles tid, da der simpelthen ikke er tid nok til at forberede sig ordentligt.

Det er tankevækkende, hvor mange virksomheder har stram omkostningsstyring, men samtidig tillader møder uden et klart formål eller dagsorden.

5 måder at sabotere et møde på – før det overhovedet er begyndt

Manglende tid til forberedelse Har du prøvet at modtage en mødeindkaldelse samme dag eller dagen før? Det er som regel opskriften på et uproduktivt møde. Deltagerne har brug for tid til at forberede sig. Hvis du er nødt til at indkalde til et møde i sidste øjeblik, skal du sikre, at det, du forventer af mødet og deltagerne, faktisk kan opnås inden for tidsrammen.
Intet klart formål eller dagsorden Dette er den mest almindelige fejl. Mange indkalder til møder med en vag beskrivelse af emnet, men uden et klart formål. Formålet er afgørende for at skabe engagement og mening for deltagerne. Sørg altid for, at formålet med mødet er tydeligt, og at dagsordenen er tidsestimeret, så du kan holde mødet på sporet og undgå unødvendige diskussioner.
Ingen forudgående udsendelse af materiale Det er spild af alles tid at modtage mødematerialet først, når du ankommer til mødet. Forventes det, at deltagerne skal læse eller forberede noget, skal materialet sendes på forhånd. På den måde kan deltagerne vurdere, hvor meget tid de skal bruge på forberedelsen – eller afvise mødet, hvis de ikke har tid.
For mange deltagere At beslutte, hvem der skal deltage i et møde, kan være en udfordring. Men for mange deltagere fører ofte til unødvendige samtaler og nedsætter produktiviteten. Inviter kun de personer, der er nødvendige for at opfylde mødeformålet. Skal du bruge en ekspert i 15 minutter, så sørg for, at personen kommer til det relevante punkt og ikke behøver at sidde til hele mødet.
Manglende styr på praktikken Har du nogensinde hørt sætningen: "Jeg har ikke lige fået booket et lokale"? Mødelokaler er en knap ressource i mange virksomheder, men god planlægning løser dette problem. Ligeledes kan tekniske problemer eller manglende materialer skabe en dårlig start på mødet. Som mødeleder skal du respektere deltagernes tid – sørg for, at alt praktisk er på plads, og led mødet med fokus på formål og dagsorden.

Gode møder starter med gode vaner

Der er mange fordele ved at afholde møder – især når de er produktive. Det handler om at etablere gode vaner og sikre, at møderne ikke ender med at spilde alles tid og energi. Ved at følge disse enkle retningslinjer kan du forbedre kvaliteten af dine møder markant.