6 råd til at fastholde overblikket

Du har travlt. Rigtig travlt. Der er konstant opgaver, der skal løses, og ofte føler du, at du er bagud og måske endda utilstrækkelig. For mange betyder denne travlhed, at de mister overblikket. Mange tænker måske, at det ikke har den store betydning, fordi der alligevel hele tiden dukker noget uforudset op. Det kan virke lettere bare at kaste sig over opgaverne og komme i gang.

Men når fokus kun er på at "gøre" i stedet for at "være", risikerer du at miste overblikket over, hvad der virkelig er vigtigt. Ofte bliver de opgaver, der skaber langsigtede resultater, udskudt, fordi de tilsyneladende hastende opgaver konstant presser sig på.

Hvorfor er overblik så vigtigt?

Overblik er afgørende, fordi det hjælper dig med at prioritere de vigtigste opgaver. De fleste af os kan ikke nå alt, vi gerne vil, så det er nødvendigt at prioritere for at sikre, at de vigtigste opgaver bliver udført med høj kvalitet.

Når du har overblik, kan du bedre bevare roen og fokusere. Disse to elementer er centrale for din produktivitet. Jo mere ro du kan skabe i dit sind og omkring dig, jo bedre præsterer du, fordi du ikke spilder energi på at håndtere distraktioner og afbrydelser. Den energi, du sparer, kan du bruge på at skabe mere værdi i løbet af dagen.

Når du skal fastholde overblikket

For at fastholde overblikket skal du tage stilling til, hvilke opgaver der er vigtigst, og hvor lang tid de vil tage. Men du skal også tage højde for det uforudsete – mange har dagligt opgaver, der dukker op uden varsel. Derfor er det vigtigt at have reserveret tid til det uforudsete.

Her er 6 råd, der kan hjælpe dig med at skabe og fastholde overblikket:

1. Lav en ny plan, når den gamle går itu
Når din oprindelige plan ikke holder, er det vigtigt at justere den, før du går videre. Det hjælper dig med at undgå frustration og bevare energien. Hvis din plan ofte falder fra hinanden, bør du overveje, hvad der forårsager det, og hvordan du kan planlægge efter det fremover.

2. Brug et simpelt system, du stoler på
Under pres kan komplekse planlægningssystemer let blive nedprioriteret. Sørg for, at dit system er enkelt og nemt at bruge. Et godt system hjælper dig med at holde styr på dagens vigtigste opgaver uden at belaste din hukommelse. Start med at synliggøre dine tre vigtigste opgaver hver dag, og brug en prioriteret to-do-liste til at få overblik over de resterende opgaver.

3. Estimér tidsforbruget for hver opgave
Før du prioriterer dine opgaver, er det vigtigt at vide, hvor lang tid de vil tage. Det hjælper dig med at planlægge realistisk og sikre, at du ikke overbooker din dag. Skriv også dine tanker ned om opgaver, du først skal løse senere, så du nemt kan fortsætte processen, når tiden er inde.

4. Planlæg 50% ekstra tid til opgaverne
Vi er ofte for optimistiske, når vi vurderer, hvor lang tid en opgave vil tage. Derfor er det en god idé at tilføje 50% ekstra tid til opgaver, du tror, du har styr på. For mere usikre opgaver bør du tilføje endnu mere tid – 100% eller endda 200% afhængigt af usikkerheden. Dette sikrer, at du har tid til at færdiggøre opgaven uden afbrydelser.

5. Opdel store opgaver i mindre dele
At afsætte en hel dag til en stor opgave er sjældent en god idé. Ofte ender sådanne dage uproduktive. Del store opgaver op i mindre bidder, som kan klares på 30 minutter til 3 timer. På den måde bliver det lettere at justere din plan, hvis det er nødvendigt.

6. Planlæg tid til pauser og afbræk
Uden pauser i løbet af dagen vil din energi hurtigt blive opbrugt. De fleste af os har kun 2-3 timers tungt kognitivt arbejde i os hver dag. Sørg derfor for at planlægge, hvornår du skal bruge din energi, og hvornår du skal lade op. Det vil hjælpe dig med at bevare din viljestyrke og præstere, når det virkelig gælder.