7 tips til at holde din kalender enkel og effektiv

Få styr på din kalender og få mere tid

Når du kigger i din kalender, er det så klart for dig, hvad du skal nå i dag? Eller er den fyldt med overlappende aftaler og aktiviteter, som kan være svære at overskue?

En simpel og overskuelig kalender er nøglen til en produktiv dag, men mange oplever, at deres kalender ikke giver det nødvendige overblik. Ofte skal du også huske noter på telefonen, papirer på skrivebordet og to-do lister. Problemet er, at de fleste aldrig har fået træning i at bruge deres kalender effektivt, hvilket betyder, at de går glip af de store produktivitetsfordele, en velfungerende kalender kan give.

Hold din kalender enkel

Mange bruger kun deres kalender til møder med andre, mens de forsømmer deres egne vigtige opgaver. Andre fylder kalenderen med for mange ting, hvilket skaber et kaos af overlappende begivenheder. For at få mere ud af din kalender kan du stille dig selv følgende spørgsmål:

• Har du mere end én kalender?
• Har du alle aftaler, inklusive private og personlige opgaver, i din kalender?
• Planlægger du møder, der ligger op ad hinanden eller overlapper?
• Gennemgår du din planlægning forud for tiden, eller kun når det er presserende?

Jo enklere din kalender er, desto større overblik vil den give dig. Det kræver ikke meget tid at holde den enkel – tværtimod vil en simpel kalender spare dig tid og skabe mere overskud.

7 tips til at holde din kalender enkel og effektiv

1. Sig nej, når det er nødvendigt – Hvis en aftale begynder at hæmme din produktivitet, er det okay at flytte eller aflyse den. Kalenderen skal arbejde for dig, ikke mod dig
2. Undgå overlappende aftaler – Overlap skaber forvirring. Planlæg din kalender i god tid, så du kan rette overlap og sikre overblik
3. Stop med at planlægge ryg mod ryg møder – Sørg for at have minimum 30 minutters pauser mellem møder, så du kan samle op og forberede dig til det næste
4. Reserver tid til dine egne opgaver – Hvis du ikke planlægger tid til dine egne opgaver, vil andre tage din tid. Bloker tid i kalenderen til dine vigtigste opgaver og pauser
5. Slut arbejdsdagen til tiden – Sæt et klart tidspunkt for, hvornår din arbejdsdag slutter. Dette vil hjælpe dig med at afslutte opgaver og møder til tiden
6. Undgå møder uden formål – Accepter ikke møder, der mangler en tydelig agenda. Stil krav til mødeindholdet og spørg, om du behøver at deltage i hele mødet
7. Planlæg buffer-tider – Uforudsete opgaver dukker altid op. Planlæg buffertid i din kalender for at håndtere det uventede, og sørg for, at der er plads til dem.

Spar tid med en enkel kalender

En enkel og effektiv kalender øger din produktivitet og sparer dig timer hver uge. Med bedre overblik slipper du for at bruge tid på at vurdere, om du har husket alt, og hvad der skal prioriteres.

© VitaliLab - Din vej til en bedre hverdag