Den gode arbejdskultur – Hvordan håndterer vi e-mail?

Har I klare aftaler om e-mail på din arbejdsplads?

Har I en fælles forståelse af, hvordan I arbejder med e-mails i din afdeling? Og her tænker jeg på, hvordan I sikrer, at e-mails ikke forstyrrer og afbryder unødigt i løbet af arbejdsdagen.

Du kender sikkert situationen: Du får en e-mail fra en kollega, og kort efter bliver du enten ringet op eller kontaktet fysisk, fordi de vil sikre sig, at du har set e-mailen. Måske har du selv gjort det samme engang? Eller du har modtaget en opfølgende rykker-mail få timer efter, at den første e-mail blev sendt.

Det kan også være, du modtager mange e-mails, hvor du er sat på som cc, eller hvor indholdet er så langt, at det kræver flere sider at læse. Og hvad med ris eller ros via e-mail? Hvordan håndteres det på din arbejdsplads?

E-mail kan være et fantastisk værktøj, når det bruges korrekt. Desværre oplever jeg alt for ofte, at der ikke er etableret fælles rammer for e-mails i arbejdskulturen, og at den enkelte arbejder ud fra sin egen praksis. Det resulterer i scenarier som dem nævnt ovenfor, der hæmmer produktiviteten og skaber unødvendig stress og forstyrrelser.

Her får du derfor nogle anbefalinger til, hvordan I kan skabe en fælles e-mailkultur, der gavner produktiviteten og trivsel på arbejdspladsen.

Hvor tit skal vi tjekke e-mails?

Det er en god idé at tage en dialog om, hvor ofte det reelt er nødvendigt at tjekke e-mails for at kunne udføre de opgaver, der skal løses. Hvis du har læst mine andre indlæg om e-mails eller set min videoserie om emnet, ved du, at det er uhensigtsmæssigt at gøre det for ofte, da det skader din evne til at fokusere.

Jeg anbefaler at starte med at tjekke e-mails 4-6 gange dagligt, da det er en realistisk ramme for de fleste. Dette kan justeres efter behov, når man begynder at mærke fordelene. Husk, at dette gælder på tværs af alle digitale enheder.

Det er også en god idé at aftale at minimere notifikationer fra e-mailprogrammet. Hvis du venter på en vigtig besked, kan du f.eks. beslutte at tjekke e-mail hver 30. minut i den situation.

Det kan være svært at ændre sin vane omkring e-mails, især fordi vi som mennesker er biologisk programmeret til at være nysgerrige. Derfor kan det være en god idé at hjælpe hinanden som kolleger med at reducere hyppigheden af tjek af e-mails. Noter f.eks. dagligt, hvor mange gange du har tjekket dine e-mails, og drøft sammen, hvad der fungerer, og hvad der kan forbedres.

Hvor hurtigt skal vi svare tilbage?

En af de store fordele ved e-mail er, at vi kan svare, når det passer os. Alligevel kan det være nyttigt at fastsætte nogle overordnede rammer for svartider – især internt, men også over for kunder og andre eksterne parter.

En mulig retningslinje kunne være, at e-mails, der modtages inden kl. 12, besvares samme dag, mens e-mails modtaget efter kl. 12 besvares senest næste dag inden kl. 12. Dette giver fleksibilitet og mindsker presset for at være konstant tilgængelig, hvilket skaber mere tid til fokuseret arbejde på de vigtigste opgaver.

Hvad gør man med e-mails, der kræver et større stykke arbejde og derfor ikke kan besvares inden for den nævnte tidsramme? Her anbefaler jeg, at man sender en kort besked inden for tidsrammen og informerer afsenderen om, hvornår de kan forvente et fyldestgørende svar.

Hvornår skal vi ikke svare på e-mails?

I dag, hvor de fleste af os har adgang til vores e-mails døgnet rundt, er det vigtigt at afstemme forventningerne til, hvornår det ikke er nødvendigt at svare på e-mails. Måske kan din chef godt lide at sende e-mails om aftenen, og nogle af dine kolleger svarer på dem med det samme. Dette kan føre til en kultur, hvor man føler sig presset til også at svare om aftenen – selvom man egentlig gerne vil bruge tiden på familie og opladning til næste dag.

Det er vigtigt at få en dialog om dette. Jeg anbefaler, at man definerer et tidsrum, hvor det er acceptabelt ikke at tjekke e-mail. Et eksempel kunne være fra kl. 20 til kl. 08. Som leder er det vigtigt at understøtte denne tilgang og sikre, at der ikke er en forventning om, at e-mails besvares uden for dette tidsrum. Det betyder dog ikke, at man ikke må arbejde uden for arbejdstiden, hvis det giver mening, men generelt bør man stoppe med arbejdet ca. 2 timer før sengetid for at optimere søvnkvaliteten.

I tilfælde af en presserende situation bør I aftale at kommunikere via telefon eller SMS.

Hvad gør vi, når vi er væk fra arbejdet?

Skal vi besvare e-mails, når vi har ferie eller fridage? Hvad gør vi, når vi er ude af stand til at overholde svartidsrammerne på grund af sygdom, møder eller kurser?

Her er det en god idé at fastsætte klare rammer for autosvar og vores adfærd i forbindelse med ferie og fravær. Jeg anbefaler, at man ikke besvarer e-mails under ferie og fridage. Ved sygdom, møder eller kurser kan man benytte et autosvar, der informerer afsenderen om, hvornår de kan forvente svar, og hvad de kan gøre, hvis det haster – f.eks. ved at sende en SMS eller kontakte en kollega.

Det kan være nyttigt at udarbejde fælles autosvar-skabeloner, der sikrer en ensartet og professionel kommunikation.

Skab holdbare rammer

Måske kender du til nogle af disse principper, men hvor mange arbejdspladser kender du, hvor der er klare rammer for e-mailadfærd, og hvor de bliver håndhævet til alles fordel? På arbejdspladser, hvor dette ikke er tilfældet, garanterer jeg, at der er meget tid, energi og opmærksomhed at hente ved at skabe en god e-mailkultur.

Husk at skrive jeres aftaler ned og tage dem op til dialog regelmæssigt. I starten anbefaler jeg at diskutere dem mindst en gang om måneden og efter 6 måneder gå over til kvartalsvise gennemgange.

En god e-mailkultur bidrager til både trivsel og resultater. Har I brug for sparring omkring dette, er I meget velkomne til at kontakte mig.