Der er mange holdninger og metoder til, hvordan man bedst bruger sin kalender. Men der er en vigtig handling, som ofte bliver overset, men som kan have stor betydning for din produktivitet.
Hvordan ser din kalender ud i dag? Er den udelukkende en oversigt over aftaler med andre, eller inkluderer den også, hvad du laver alene? Spørg dig selv: Hvis du går tilbage og ser på sidste uges kalender, giver den så et realistisk billede af din tid? Hvis ikke, kan det være, at du har en udfordring, der kan påvirke din evne til at skabe overblik og ro i din hverdag.
Problemet med optimistisk kalenderplanlægning
En kalender skal give dig et fremadrettet overblik, du kan stole på. Jeg anbefaler, at du allerede på forhånd planlægger dine vigtigste opgaver i kalenderen. Men mange mennesker er for optimistiske, når de planlægger deres tid, og ender med kun at nå halvdelen af det planlagte. Dette er ikke, fordi de arbejder langsomt, men fordi de undervurderer, hvor lang tid opgaver faktisk tager.
Når din kalenderplanlægning er for optimistisk, kan det resultere i unødvendig stress og skyldfølelse. At have for mange opgaver planlagt betyder også, at du bliver langsommere, fordi du skal bruge tid på at omprioritere. Irritationen over at være bagud tærer på energien.
Lær af virkeligheden
For at forbedre din evne til at planlægge realistisk, er det vigtigt at justere kalenderen til virkeligheden. Registrér, hvor lang tid opgaverne faktisk tager, og evaluer løbende. Ved at justere din kalender efter virkeligheden kan du opbygge erfaring, der hjælper dig med bedre at forudse, hvor lang tid fremtidige opgaver vil tage.
Denne praksis er enkel at implementere, fordi du allerede arbejder med et kendt værktøj. Det kræver kun, at du justerer din kalender efter hver opgave eller hver anden time, så den reflekterer det, du faktisk har lavet. Over tid vil denne vane hjælpe dig med at forbedre din planlægning og energiudnyttelse.
Hvorfor det giver mening
En realistisk kalender hjælper dig med at huske, hvordan du har brugt din tid, og sikrer, at du ikke føler dig overvældet. Når din kalender afspejler virkeligheden, kan du bedre vurdere, om du har brugt din tid på de rigtige opgaver. Denne evaluering har værdi, da den hjælper dig med at optimere din fremtidige planlægning.
Sådan justerer du din kalender
Gør det til en vane at tilpasse din kalender efter virkeligheden. Efter hver opgave eller et par gange om dagen skal du gå ind og opdatere kalenderen med det, du faktisk har lavet. Brug generelle kategorier som "administration," "salgsarbejde," eller "mindre opgaver," og skriv kun i halvtimes blokke for at bevare overblikket.
Når du har gjort dette i en uge, vil opgaven med at justere kalenderen typisk tage mindre end fem minutter om dagen. Sæt også tid af hver uge til at reflektere over, hvad du har lært, og hvordan du kan justere din planlægning fremadrettet.
Afslutning
En kalender, der afspejler virkeligheden, er et værdifuldt værktøj, der forbedrer din arbejdskvalitet og kreativitet og giver dig mulighed for at optimere din fremtidige planlægning. Hvis du har haft udfordringer med at bruge kalenderen før, kan denne tilgang hjælpe dig med at genopbygge tilliden til dit planlægningsværktøj og styrke din “planlægningsmuskel.”
© VitaliLab - Din vej til en bedre hverdag
Populære indlæg i Indsigt & inspiration
Brugt af førende mærker og virksomheder
