Er gode arbejdsvaner medarbejderens eget ansvar

Hvordan du opnår gode arbejdsvaner i en travl hverdag

Hvordan finder man som medarbejder ud af, hvad gode arbejdsvaner er? Kigger man på sine kolleger og gør som dem? Er det noget, man selv lærer efterhånden, som tiden går? Kan man læse det i virksomhedens vejledninger og procesbeskrivelser? Eller er det noget, som ens leder hjælper med?

For de fleste er svaret nok, at man kigger på, hvad ens kolleger gør, samtidig med at man selv prøver at lære af sine erfaringer og finde sin egen måde. Der er nemlig meget få virksomheder, hvor der er nedskrevet best practice for, hvordan man opnår og etablerer de bedst mulige arbejdsvaner for vidensmedarbejdere og ledelse.

Hvordan du organiserer din dag, er op til dig selv

Virksomheder hjælper gerne med at definere, hvad der skal laves, hvad resultatet skal være, hvornår det skal være færdigt, og hvilke værktøjer du kan bruge. Men det forventes, at du selv finder ud af, hvordan du vil organisere dine opgaver og nå dem til tiden. Det er i hvert fald den tilgang, jeg oplever de fleste steder.

Denne tilgang fungerer fint, når du har få opgaver og en overskuelig arbejdsdag. Men de fleste i dag oplever en virkelighed, hvor der kommer flere input, end de kan nå at håndtere. De bliver inviteret til møder, skal løse både rutineopgaver og projektopgaver, får løbende e-mails og har mange andre forpligtelser – alt sammen uden et klart overblik over, hvornår de skal nå det hele. Derfor bruger de hvert sekund, ligesom deres kolleger, på at få noget fra hånden. Ofte får de dog ikke lavet de rigtige opgaver eller i den rigtige rækkefølge. Det er her, at gode arbejdsvaner kan gøre en stor forskel.

Mange mangler arbejdsvaner, der sikrer, at de:

har overblik gennem dagen og får organiseret deres opgaver, så de vigtigste opgaver bliver løst først
har tid til at håndtere e-mails, indgående informationer og uforudsete opgaver

Vi har ikke lært gode arbejdsvaner

Gode arbejdsvaner sikrer, at du har et klart overblik og ro til at fokusere, når du har brug for det. For 30-40 år siden var der langt flere, som havde nemmere ved at opnå dette. Dengang var mængden af information meget mindre, og der var færre forstyrrelser, hvilket gav bedre mulighed for koncentration. Men den teknologiske udvikling og fremkomsten af storrumskontorer har ændret denne situation. Derfor har man i dag brug for nye strategier og arbejdsvaner for at opnå samme eller bedre resultater.

Men hvor lærer man disse strategier? Vores uddannelsessystem fokuserer ikke på at lære eleverne disse essentielle vaner, og når vi starter på arbejdsmarkedet, er det ofte heller ikke en del af virksomhedens træning. De fleste eksperimenterer derfor lidt med, hvad der virker for dem, men det sker ofte for sent – først når opgaverne hober sig op, og e-mailindbakken er fyldt.

Konsekvenserne af manglende arbejdsvaner

Jeg ser to store konsekvenser af manglende arbejdsvaner. Den første er det øgede arbejdspres. Stresstilfælde har været stærkt stigende de seneste 15 år, og i dag er 35.000 sygemeldt dagligt, mens 430.000 oplever alvorlige stresssymptomer. Et alt for højt arbejdspres fører til overlevelsesstrategier frem for proaktivt arbejde, hvilket er til skade for både medarbejder og virksomhed.

Den anden konsekvens er dårligere kvalitet i arbejdet. En hektisk hverdag, hvor opgaver laves i sidste øjeblik, giver ikke plads til kreativitet og nytænkning. I stedet vælger vi den lette og kendte løsning frem for den svære, ukendte. Denne adfærd har en negativ indvirkning på både virksomhedens bundlinje og innovationsmuligheder.

Hvorfor involverer virksomhederne sig ikke mere i arbejdsvaner?

De færreste virksomheder har en arbejdskultur, der understøtter gode arbejdsvaner, hvilket er underligt, når man ser på de positive resultater, det kan medføre. Et godt eksempel er virksomheden IIH Nordic, som har implementeret en 4-dages arbejdsuge. De når i dag mere på 30 timer, end de tidligere gjorde på 37 timer, primært fordi de har skabt en kultur, der prioriterer gode arbejdsvaner.

En af årsagerne til, at virksomheder ikke involverer sig mere, kan være, at de ønsker at bevare medarbejdernes autonomi og ikke ønsker at påvirke motivationen negativt. Men det er vigtigt at huske, at motivationen også bliver påvirket negativt af et for højt arbejdspres.

Hvordan skaber man gode arbejdsvaner og en sund arbejdskultur?

Det starter med en dialog. Som medarbejder kan du komme langt ved at arbejde med dine egne vaner, men på et tidspunkt vil du ramme en mur, hvor arbejdskulturen står i vejen. Derfor er det vigtigt at få skabt en dialog med ledelsen og kollegerne om, hvordan I sammen kan skabe en kultur, der fremmer koncentration og reducerer unødige forstyrrelser.

Det vigtigste er at starte

Små skridt mod at fjerne forstyrrelser og skabe en kultur med mere tid til koncentreret arbejde er vejen frem. Hvis du vil have en dialog om, hvordan vi kan skabe bedre arbejdsvaner, så kontakt mig gerne.