Hvorfor dine vigtigste opgaver skal være i din kalender

"Jeg har alle mine aftaler i kalenderen" er et svar, jeg ofte får, når jeg taler med folk om, hvordan de holder overblik. Når jeg så spørger, om det også gælder deres aftaler med sig selv, bliver der ofte en pause. Mange holder deres egne opgaver på en to-do-liste eller et andet sted.

Det gør mig nysgerrig: Hvorfor er aftaler med andre synlige i kalenderen, men ikke aftaler med dig selv? Er det fordi:

Møder altid indkaldes officielt?
Du vil undgå, at andre booker møder i din kalender?
Din plan alligevel ofte ændres, fordi noget uforudset dukker op?
Det hæmmer din spontanitet og kreativitet?
Du ikke synes, dine egne aftaler er lige så vigtige som møder med andre?

Uanset årsagen har det konsekvenser ikke at synliggøre dine egne opgaver i kalenderen.

Konsekvenser ved ikke at have dine egne opgaver i kalenderen

Selvom du måske har et system, der hjælper dig, kan følgende punkter stadig koste dig unødvendig energi:

Du bruger dagligt tid på at beslutte, hvilke opgaver du skal løse.
Planen holder ikke, fordi opgaverne tager længere tid end forventet.
Du bliver let forstyrret af andre opgaver.
Du føler frustration over ikke at nå det, du havde planlagt.
Du finder det svært at skabe tid til længerevarende, fokuseret arbejde.

Hvis du kan genkende én eller flere af disse, dræner dit nuværende system dig for energi – energi, du kunne bruge på at løse dine vigtige opgaver.

Hvorfor de vigtigste opgaver skal være i kalenderen

En af de største energislugere er prioritering. Mange bruger mere energi på at vælge, hvad de skal lave i løbet af dagen, end på at løse opgaverne. Ved at planlægge dine vigtigste opgaver på forhånd sparer du denne energi. Prøv at gøre det til en vane at planlægge næste uges opgaver mindst en uge i forvejen.

Når du lægger opgaver i kalenderen, bliver du også mere realistisk med tiden. Sørg for at afsætte rigelig tid – vi er ofte for optimistiske i vores tidsplanlægning. Det er ærgerligt at stoppe midt i en vigtig opgave og derefter bruge ekstra tid på at komme tilbage i samme flow.

Er dine vigtigste opgaver synlige i kalenderen, kan andre også se, hvad du arbejder på. Det gør det lettere at udskyde forstyrrelser. Husk også at planlægge tid til uforudsete opgaver.

Når du lykkes

De vigtigste opgaver giver ofte ekstra positiv energi, når de bliver løst, så det gælder om at undgå at udskyde dem. Planlæg dem og hold dig til aftalen. Fejr dine succeser, når du har løst opgaverne – det vil give dig energi til de næste opgaver.

Træning og eksperimentering er vejen frem

At planlægge sine vigtige opgaver er en svær disciplin at mestre, men med fokus på træning og eksperimentering vil du lykkes. Husk, at øvelse gør mester, og at det bedste tidspunkt for højt fokuseret arbejde ofte er 2-3 timer efter, du er stået op.

Rigtig god arbejdslyst!