Hvorfor du skal tænke produktivitet frem for effektivitet

Hos VitaliLab møder vi mange, der fokuserer på mængden af, hvad de når. De deltager i mange møder, besvarer utallige e-mails og telefonopkald, og deres to-do-liste er altid lang. Deres arbejdsdag er travl og hektisk.

Men denne travlhed er ikke nødvendigvis et tegn på, at de kommer tættere på deres mål, eller at de er særligt produktive. Det høje tempo fører ofte til, at hastværk bliver lastværk, selvom de måske er effektive i deres udførelse af opgaverne.

De sidste 25 års fokus på effektivitet har skabt en arbejdskultur, hvor kvantitet er blevet vigtigere end kvalitet. Men det er gennem kvalitet, at de store, langvarige resultater opnås. Kvalitet kræver dog tid, overskud, overblik og ro – noget, der ofte går tabt i jagten på at nå så meget som muligt.

Den konstante strøm af informationer, afbrydelser og opgaver gør det nemt at springe de vigtige, men udfordrende opgaver over til fordel for andres presserende behov. Dette betyder, at mange først får løst deres egne vigtige opgaver i sidste øjeblik, hvilket ofte går ud over kvaliteten.

Forskellen mellem produktivitet og effektivitet

For at ændre denne kultur fra kvantitet til kvalitet, er det vigtigt at forstå forskellen mellem produktivitet og effektivitet.

Produktivitet handler om værdien af det, du skaber, mens effektivitet handler om, hvor meget du når på en given tid. Du kan være effektiv til at skrive e-mails, men er det den bedste brug af din tid? Kunne du have brugt tiden på noget, der ville skabe større værdi og bringe dig tættere på dine mål?

Selvom de to begreber hænger sammen og er afhængige af hinanden, udfordrer de også hinanden. Fokus på effektivitet har gjort, at vi ofte ikke stopper op og vurderer, om vores opgaver reelt øger den samlede produktivitet. Vi har et for stort fokus på at gøre og et for lille fokus på at vurdere, om det er den bedste brug af vores tid. Det er vigtigt at overveje, om den samme indsats kunne give større værdi et andet sted.

Målet er at finde en balance mellem effektivitet og produktivitet. Effektivitet er vigtigt, men det må ikke ske på bekostning af produktiviteten.

Hvad kræver det at være produktiv?

For at øge dit fokus på personlig produktivitet er det vigtigt at opbygge gode vaner og øge din bevidsthed.

For at være produktiv skal du have styr på dit overskud og din energi. Uden tilstrækkelig energi er det svært at skabe den ro og det fokus, der er nødvendigt for at tænke klart og arbejde produktivt. Derfor anbefaler jeg, at du begynder dagen med at tackle de sværeste opgaver, mens du har mest energi.

Mange undervurderer, hvor meget de kan præstere, når de har energi og ro. Det er blevet en vane at lade sig forstyrre, og mange har glemt, hvordan det føles at fordybe sig med god samvittighed.

En anden vigtig faktor er at have klare mål og prioriteter. Det er svært at være produktiv, hvis du ikke ved, hvad du skal opnå på lang sigt, og hvad der er vigtigst. Hvis du ikke har klare prioriteter, vil kortsigtede opgaver vinde, men de bringer dig ikke tættere på dine langsigtede mål.

For at lykkes med at være produktiv skal du indarbejde vaner, der automatisk understøtter det, du ønsker at opnå. Det tager tid at udvikle nye vaner, og jeg anbefaler, at du løbende evaluerer dig selv for at sikre, at du er på rette vej.

Du skal ikke tænke produktivitet hele dagen

At fokusere på produktivitet betyder ikke, at du skal tænke på det hele dagen. Effektivitet er nødvendig for at få tingene gjort, mens produktivitet handler om at evaluere værdien af din indsats. For at kunne foretage disse evalueringer kræver det, at du tænker som en sprinter: Brug din energi i korte, intense perioder, og sørg derefter for at restituere.

Lav en opgave, der virkelig gør en forskel, og planlæg derefter tid til pauser og opgaver, der ikke kræver så meget energi. Del dine opgaver op i tunge opgaver, der har en stor langsigtet betydning, og lettere opgaver. Fordel dem over dagen, så du kan veksle mellem opgaver, der kræver forskellig grad af energi.

Start småt og byg gradvist op. Reserver f.eks. 2 timer om formiddagen tre gange om ugen, hvor du udelukkende arbejder på en opgave, der bringer dig tættere på dine langsigtede mål.

Husk, at det tager tid at ændre fokus og skabe en bedre balance mellem effektivitet og produktivitet. De fleste af os har kun 2-3 timers rigtig god tænkekraft om dagen. Lad dig ikke frustrere, hvis du falder tilbage i gamle vaner. Fokuser i stedet på, hvordan du kan gøre det bedre i morgen.