Hvorfor fokus på effektivitet ikke frigiver det største potentiale

Siden slutningen af 90’erne har effektivitet været et nøgleord i de fleste virksomheder. Lean, procesoptimering, styr på arbejdsgange – alt sammen med det formål at sikre, at færre hænder kan løse flere opgaver med høj og ensartet kvalitet.

Og det er som udgangspunkt ikke en dårlig idé. Men det, jeg vil udfordre med dette indlæg, er, at den type effektivitet kun skraber i overfladen. For det største potentiale ligger ikke i processerne – men i vores arbejdsmåder og vaner.

Med andre ord: Hvordan vi bruger vores tid, energi og opmærksomhed i løbet af arbejdsdagen.

Processer skaber ikke resultater alene

Ja, det giver mening at dokumentere og optimere arbejdsgange. Men medmindre processerne også beskriver hvornår de skal udføres og hvor længe de må tage, risikerer vi at ryge i fælder.

De fleste arbejdsgange er ikke så detaljerede – og det er faktisk fint. Det giver os en oplevelse af kontrol over vores dag, som er vigtig for motivationen. Når vi har kontrol og arbejder med noget meningsfuldt, skaber vi gode arbejdsdage.

Men for at få kontrol kræver det, at vi kender og håndterer de mentale fælder, vi let falder i.

1. Fælde: Belønningen er tættere end konsekvensen

Når du får en mail, en notifikation eller et opkald midt i arbejdet på en vigtig opgave, er det nemt at skifte fokus. Den hurtige belønning frister mere end den negative konsekvens, der først rammer senere.

Konsekvensen? Du ender med at løse vigtige opgaver under tidspres. Kvaliteten falder, og du får ikke vist dit bedste.

2. Fælde: For lidt modstand i hverdagen

Vi er altid tilgængelige – og det føles fint. Vi er jo sociale og nysgerrige væsner. Men det gør os dårlige til at træne fokus, koncentration og kreativitet. Kompetencer, som netop er afgørende for resultater i dag.

Ifølge produktivitetsquizzen kan under halvdelen holde fokus i 30 minutter ad gangen – og kun 10 % arbejder koncentreret i over 150 minutter dagligt.

Vi har med andre ord opbygget arbejdsliv, hvor vi ikke beskytter vores mentale kapacitet. Hvor teknologien får lov til at styre vores opmærksomhed, frem for at vi styrer den.

3. Fælde: Mangel på energi

Energi er vores vigtigste ressource. Når energien er lav, tager følelser og vaner over – og så er det svært at skabe nyt.

Søvn, blodsukker og væskebalance er ikke bare detaljer – det er fundamentet. Som et citat udtrykker det så godt:

“Vi stiger ikke til niveauet af vores mål – vi falder til niveauet af vores vaner.”

Og vi kan ikke ændre vaner uden energi.

Vaner og arbejdsmåde er det glemte ledelsesområde

I mange virksomheder overlades det til den enkelte at finde sin måde at arbejde bedst på. Men det er en svær opgave at løfte alene.

Resultatet? For travle arbejdsdage, for lidt fokus på det vigtige og for mange opgaver, der burde være gjort bedre.

Min oplevelse er, at ledelserne ofte undlader at gribe ind, fordi de er bange for at tage kontrollen fra medarbejderne. Men det er en misforståelse.

De fleste vil gerne tale om de fælder, de falder i. Og hvis virksomheder skaber plads og rammer til at arbejde med vaner og arbejdsmåder – i fællesskab – så kommer resultaterne også.

Når tallene taler

Over 500 personer har gennemført produktivitetsquizzen. Den gennemsnitlige score er 43 %.

Det fortæller mig én ting: Vi har ikke nok fokus på arbejdsvaner. Og ja – mange vil sige, at de ikke har tid til det.

Men faktum er: Gode vaner skaber tid. Dårlige vaner stjæler den.

Jeg er overbevist om, at virksomheder kan løfte deres produktivitetsniveau til 60-70 % – og det vil ikke bare forbedre bundlinjen med op til 27 %, men også sænke sygefravær og skabe gladere medarbejdere.

Vi bruger ikke vores fulde kapacitet

De fleste bruger under halvdelen af funktionerne i deres digitale værktøjer. Og det samme gælder hjernen. Vores daglige adfærd forhindrer os i at udnytte vores fulde tænkekraft – netop når vi har allermest brug for den.

Resultatet? Mindre kreativitet, langsommere opgaveløsning, lavere kvalitet – og resultater, der aldrig helt rammer det niveau, de kunne have haft.

Det kræver et nyt fokus

Hvis vi vil skabe nye resultater, skal vi ændre vores tilgang. I stedet for kun at fokusere på opgaver og mål, skal vi investere i arbejdsmåder og vaner.

Skab rum til refleksion, eksperimenter og justeringer. Så vil både trivsel og performance følge med.

Har du spørgsmål eller tanker til indlægget, så kontakt mig endelig. Jeg lægger gerne hovedet på blokken for, at denne tilgang virker.