Hvorfor du skal blive bedre til at sige nej

Det er først i de senere år, at det er gået op for mig, hvor meget tid det har kostet mig at have svært ved at sige nej. Som kollega, leder og chef har det altid været vigtigt for mig at være hjælpsom og tilgængelig. Jeg ville ikke være en flaskehals – en, der stod i vejen for andres fremdrift.

Men hvad med min egen fremdrift? Hvad koster det mig, når jeg lader mig afbryde i tide og utide? Og hvor meget betyder det egentlig for den anden, at jeg giver min tid? De spørgsmål begyndte jeg at stille mig selv for nogle år siden – og det har ført til store, positive forandringer i både mit arbejdsliv og privatliv.

Hvorfor siger vi ja, når vi burde sige nej?

I bogen How to Say No Without Feeling Guilty skriver Patti Breitman og Connie Hatch:

“Med udgangspunkt i skyld eller frygt for konfrontation påtager vi os flere projekter eller investerer i andres prioriteter. I processen bruger vi vores mest værdifulde ressourcer – tid, energi og penge – på ting, som ikke er vigtige for os. Hver gang vi accepterer noget uden begejstring og interesse, spilder vi lidt mere af disse dyrebare ressourcer.”

Skyld og frygt for konfrontation er oplagte årsager til, at vi siger ja, når vi burde sige nej. Men der er også andre faktorer i spil – som optimisme og nysgerrighed.

Kender du f.eks. situationen, hvor nogen får en god idé, og du bliver grebet af deres entusiasme? Opgaven ligger lidt ude i fremtiden, og selvom du allerede har hænderne fulde, siger du ja. Det lyder jo spændende, og du vil gerne være med.

Problemet er bare, at jo tættere du kommer på deadline, jo mindre spændende føles opgaven. Den bliver blot endnu en ting, der skal overstås, så du kan komme videre.

Jeg ser ofte, at denne form for optimisme – en slags “det går nok”-mentalitet – får os til at sige ja for hurtigt. Og alt for tit bliver det en dyr beslutning.

De interne forstyrrelser

Indtil nu har eksemplerne handlet om afbrydelser udefra. Men jeg oplever også, at vores egne indre impulser forstyrrer os mindst lige så meget. Det er dér, hvor du midt i en krævende opgave pludselig lige skal tjekke mail, telefon, sociale medier eller nyheder.

Hvorfor gør vi det, når vi ved, at det koster os 5–20 minutter at komme tilbage i arbejdstilstanden?

Ofte handler det om manglende energi, indre uro eller opgaver, der føles for svære i forhold til vores nuværende overskud. Her kan nogle gode strategier være en stor hjælp til at holde fokus.

Hvad koster det at sige ja, når du burde sige nej – eller i det mindste “senere”?

Afbrydelser og forstyrrelser koster på produktiviteten – det ved de fleste. Men ligesom med søvn undervurderer vi ofte, hvor meget de faktisk koster.

Mange har en tanke om: “Nu er jeg blevet afbrudt, så kan jeg lige så godt få det overstået.” Men den tilgang er dyr. Hver forstyrrelse efterlader “rester” i hjernen, som skal bearbejdes. Det tager tid – især hvis forstyrrelsen gjorde dig irriteret eller ophidset. Komplekse opgaver kræver endnu længere tid at genoptage.

Én afbrydelse kan koste alt fra 5 til 40 minutter. Og hvis du bliver afbrudt flere gange i træk, er det ikke sikkert, du overhovedet kommer tilbage til din oprindelige opgave.

Min erfaring er, at de fleste kan spare mindst én time om dagen ved at håndtere afbrydelser bedre – ofte mere. Og du går samtidig glip af det momentum og flow, der opstår, når du får gjort det, der er vigtigst.

Produktivitetsquizzen jeg bruger, viser, at kun 15% har afsat tid i kalenderen til uforudsete opgaver. Resten prøver at presse dem ind – og det koster.

Hvornår er det vigtigst at sige nej eller “senere”?

Du skal især sige nej eller udskyde, når du arbejder på dine vigtigste og mest krævende opgaver. Det er dér, det koster mest at blive forstyrret – og dér, din indsats har størst effekt.

Samtidig anbefaler jeg, at du siger nej/senere, hvis du ikke har overblik. Brug f.eks. sætningen:
“Jeg skal lige tjekke min kalender og se, hvordan det passer ind med mine andre opgaver.”
Min erfaring er, at denne sætning virker i 9 ud af 10 tilfælde – og den beskytter dig mod at sige ja i optimistisk overmod.

Når du har styr på de to ting, så prøv også at sige nej til opgaver, der ikke er vigtige – og som ikke er aftalt i god tid. Det skaber luft til de opgaver, du endnu ikke kender – men som kan vise sig at være de vigtigste.

Det er ikke så slemt at sige nej

Ja, det kan godt være, at dine kolleger ikke lige får løst deres problem med det samme. Men havde de regnet med det? Eller prøvede de bare?

Hvis de kommer i sidste øjeblik, er det heller ikke dit ansvar. Og du skal ikke nedprioritere dine vigtigste opgaver for at hjælpe her og nu.

Har du flere opgaver, end du kan nå, så vær ærlig om, hvad der sker, hvis du ikke siger nej. Michael Hyatt formulerer det på denne måde:

Hvis jeg ikke siger nej, så vil…

andres prioriteter komme før mine egne
bekendtskaber – folk jeg knap kender – tage den tid, jeg kunne have haft med min familie og nære venner
jeg ikke få den hvile og restitution, jeg har brug for
jeg ende med at blive frustreret og stresset
jeg ikke kunne sige ja til de virkelig vigtige ting

Men glem ikke at sige ja

Dette indlæg skal ikke få dig til at blive en “nej-hat”. Medmindre du konstant oversvømmes af ligegyldige forstyrrelser, selvfølgelig.

For ja'et har også værdi. Det skaber relationer, samarbejde og udvikling. Pointen er blot at finde en bedre balance – så dit ja ikke sker på bekostning af det, der er vigtigst.

Næste gang du står over for en afbrydelse, så stop op og overvej konsekvensen, før du siger ja eller nej.

God arbejdslyst.